Last Updated on 2020-12-26 by ppcguybklyn
從事行銷方面的工作，不管是在台灣還是在美國，使用email跟客戶和上司溝通都是非常重要的一環。如何正確並且有效率的用email提報績效、回答問題以及提出改善建議，這些事情的重要性絕對不亞於關鍵字廣告的操作以及優化技巧。一封出色的email同時也可以是贏得信任的最佳管道。但很遺憾的是，不管是在學校還是生活中都沒有很多可以練習使用英文撰寫專業email的經驗。這邊就以我個人的經驗來提供一些英文專業email的秘訣以及我們中文使用者寫email時最常犯的錯誤。
秘訣 1 : 善用分段或是空格
使用email跟客戶以及上司溝通最重要的事情，就是要確定他們可以100%讀完你email中的內容。我們的終極目標是用最少的email往返解決事情。為了減少回信確認在原本email中就提到的事情的頻率，用分段或是空格將每一件我們需要客戶或長官過目的東西分離出來會是最簡單的做法。
舉例來說，假設我們今天要回報的有三件事情：廣告績效成長的幅度、本期績效進步 (或退步) 的可能原因以及下一期規劃的優化方針。如果我們將這三件事情全部都寫在同一段裡面，對方就很有可能漏看中間的內容。這個時候我們可以這麼做：
第一段：廣告績效成長的幅度
第二段：本期績效進步 (或退步) 的可能原因
第三段：下一期規劃的優化方針
有的時候就算每一段可能只有一行，我們還是可以將每一件事情都隔開，確定重要的文字沒有被藏在段落裡面。
也不要忘記英文寫作最重要的準則就是開門見山，越重要的事情要擺在該段落的越前面，才能確保訊息的傳遞。
秘訣 2: 去蕪存菁，精簡字數
就像上面所說的，我們寫email的目的就是用最少的往返來解決我們的問題。所以如果我們的信裡面有太多的雜訊的話，對方很容易漏看或是失焦。為了避免要再度寄信給對方來詢問前面一封信已經問過的內容，我們需要精簡 email中的字數。我認為最理想的 email 應該只需要提兩件事情：這封信的主旨( 回報績效等等)以及需要對方回覆/確認的事項，其他東西都是多餘的。學會怎麼最有效率的表達自己，才能夠給對方留下一個專業的印象。
中文使用者最常犯的錯誤之一 : 太過有禮貌
想到撰寫英文email，浮現在大家腦中的應該都是在對方的稱謂前面加 Dear、結尾的地方要用sincerely這種格式。不管是學校的英文寫作還是托福模板，都會讓我們使用到一些非常正式的詞彙以及稱謂。但有的時候這些禮貌的敬語，反而會給人一種疏遠的感覺。適時用一些生活化的文字像是 hello, thanks 甚至一些表情符號來拉近自己跟長官和客戶的距離也是撰寫email很重要的一環。
中文使用者最常犯的錯誤之二 : 所有的事情都寫在一個句子上
這一點比較偏向個人文法使用習慣。用中文寫作有的時候我們一個句子會用上好幾個逗號，最後才用一個句號收尾，有的時候甚至可以把全部的事情都寫在同一個句子上。但是英文寫作非常忌諱把句子拖太長，如何有效的把句子分開並且用最簡單的文字組合來表達你的意思，是區分一個人專業程度的重要指標。
好用的文法修正工具
在行銷領域中，文法跟表達方式占了我們工作很大的一部分，而這不只是寫email而已，還包括了撰寫與設計廣告文案或是工作提案等等。所以如果你對於自己的英文文法比較沒有自信，需要用一點小工具來幫助自己修正文法的話，我非常推薦使用Grammarly。這是一個免費的拼字及文法校正工具，也可以直接安裝在 Google Chrome上面，讓英文寫作更加方便，如果想了解更多功能，可以看這篇文章：英文寫作的好幫手 – Grammarly 免費版簡易教學。
範例
假設禮拜一的時候我們發現 Campaign A 的成效比預期的高出許多，我們希望客戶能夠多給一些預算來讓它能夠賺更多錢，於是我們把成效報表附檔在 email中並詢問客戶意見，我們可以這樣寫
Hello John
Hope you had a wonderful weekend.
(稍微問候一下對方)
I’m emailing you because we have noticed that Campaign A’s ROAS for the past 14 days is 7.5, a lot higher than we expected.
We were hoping to increase the campaign’s daily budget from $20 / day to $50 / day to attract more conversions.
I’ve attached a detailed campaign report ( last 14 days vs previous period ) for your reference. Once we have your approval, I will increase the budget to the proposed amount.
(績效超出預期、想要更多預算跟附檔有報表這三件事情都要各自隔開，確定對方不會漏看)
Please let me know if you have any questions or concerns.
Thank you and have a great day.
(這段是常見且好用的結尾用語)
